Histoire administrative :

L’Auberge la Clé des Champs de Saint-Cyprien, organisme sans but lucratif enregistré œuvre de bienfaisance, voit le jour au printemps 1994. Celle-ci est conçue, élaborée et réalisée grâce à un projet collectif recueillant l’aval de ses concitoyens et très rapidement celui de toute sa région. Dans un contexte rafraîchissant offert par le milieu rural, l’auberge propose aux personnes vivant avec une différence, aux familles et résidences d’accueil, des séjours de répit à n’importe quel moment de l’année. De plus, cette dernière est un centre de dépannage, de répit, de vacances et d’apprentissage loisirs pour les personnes vivant avec une différence au plan intellectuel, physique, sensoriel ou avec une problématique de santé mentale. Au niveau du financement, le projet s’est réalisé grâce à la participation de nombreux partenaires. Les contributions proviennent d’individus d’entreprises et d’organismes : dons du milieu 365 000 $; Secrétariat aux affaires régionales 365 000 $; CRCD du Bas-Saint-Laurent 175 000 $; ministère Loisirs, Chasse et Pêche 100 000 $; B.F.D.R. (Q) 730 000 $; enfin, institutions financières 350 000 $. La somme de ces contributions atteignent plus de 2 000 000 $ (2 085 655 $).

Au cours de ses premières années d’existence, l’organisme connait des hauts et des bas. En effet, de 1994 à 1998, l’auberge n’atteint pas ses prévisions financières et l’achalandage est insuffisant pour financer les frais d’opération. Malgré la volonté des dirigeants et des administrateurs, l’organisme se retrouve à l’automne 1998 avec un déficit accumulé important et une dette à long terme de 630 000 $. Les créanciers s’inquiètent et c’est alors qu’un diagnostic est exigé. Au printemps 1999, les résultats de l’étude sont présentés à l’ensemble des partenaires. Les recommandations et constats fournis sont probants. Une rationalisation majeure doit être effectuée et les revenus doivent inexorablement augmenter. Le conseil d’administration et la direction ont donc le mandat de mettre en application ces recommandations car la survie de l’auberge en dépend.

À la fin de l’été 1999, l’achalandage est comparable à celui de l’année précédente mais la nouvelle gestion permet d’accumuler suffisamment de fonds pour recommencer à effectuer les remboursements de capital sur la dette à long terme et opérer durant la saison estivale. Les opérations de la cuisine sont désormais données en sous-traitance et la direction effectue une meilleure gestion des achats. Qui plus est, les frais d’entretien sont revus à la baisse et la location d’une aile de l’auberge au CRDI assure un revenu fixe. Les recommandations du diagnostic semblent porter fruits. En 2003, l’Auberge La Clé des Champs est présente plus que jamais. Cette dernière accueille plus de 400 clients annuellement pour un total de 4 500 nuitées de répit et de vacances. Sa clientèle provient de toutes les régions du Québec et le taux de satisfaction de ses services augmente. En juin 2004, l’organisation célèbre son 10^e anniversaire.

Portée et contenu :

Par ses documents, ce fonds témoigne de la fondation, de la gestion, des activités et des accomplissements d’un organisme offrant à une clientèle ayant un ou plusieurs handicaps des occasions de loisirs et d’apprentissages dans le cadre de répits et de camp de vacances. Il retrace également la construction de bâtiments de l’organisation sur un site à Saint-Cyprien en plus d’informer de l’agrandissement de ses installations vers la fin des années 2000. Enfin, il renseigne sur les conditions d’hébergement d’un centre de vacances pour personnes vivant avec une différence.

Le fonds contient les lettres patentes de l’institution, de la correspondance, les procès-verbaux du conseil d’administration et des assemblées générales annuelles, des rapports annuels, des bilans, une étude de faisabilité (décembre 1989), la documentation relative aux campagnes de financement, des rapports financiers, des statistiques, des communiqués de presse et articles de journaux, des plans d’affaires et de marketing, un rapport diagnostic (support à la gestion des ressources humaines), des programmations et calendriers d’activités, des journaux de moniteurs et d’été, les livres des rapports journaliers de l’organisation, des guides (personnel et infirmerie), les états financiers, les budgets, les grands livres et autres journaux comptables (général, salaires, clients...), des demandes de subventions, des dossiers clients, la documentation relative à la construction et aux rénovations du bâtiment (devis, convention, compte-rendu de réunion, avis de changement, rapport d’essai, correspondance, plan...), des protocoles d’entente, des documents relatifs à des formations et plusieurs centaines de photographies.